Design Inspiksen kevään toisessa podcastissa puhutaan Lean-filosofiasta. Lean on ajattelutapa, joka tähtää johtamisen parantamiseen ja tuottamattomien toimintojen karsimiseen. Vaikka ajattelutapa on lähtöisin Toyotan tehtaalta, se sopii kaikenkokoisille yrityksille ja monille eri aloille. Selvitimme, miksi Lean-hankkeet usein epäonnistuvat, mitä hyötyä Leanista on ihmiselle, ja minne volvokyydillä pääsee.
Potkua työelämän laatuun
Asiantuntijavieraamme Tuomas Stoor on työskennellyt Oulun ammattikorkeakoulun Potkua-hankkeessa, jonka tavoitteena on pk-yritysten tuottavuuden ja tuloksellisuuden sekä työelämän laadun parantaminen. Hankkeessa autetaan yrityksiä kehittämään toimintaa asiakaskeskeiseksi jatkuvan parantamisen toimintamallilla. Malli tuodaan käytäntöön Lean-filosofian avulla ja yritysten henkilökuntaa osallistamalla.
”Suomen paras hanke”, kuvailee Tuomas Stoor Potkua-hanketta, joka hakee tälläkin hetkellä uusia yrityksiä mukaan koulutuksiinsa. Kohderyhmänä ovat pienet ja keskisuuret yritykset Pohjois-Pohjanmaalla. Hanke on keskittynyt tekniikan alalle, mutta myös palvelualojen edustajia on ollut mukana. Koulutukset räätälöidään yritysten intressien mukaan, ne voidaan esimerkiksi järjestää yrityksen omissa tiloissa tai Oulun ammattikorkeakoululla.
Leanin lähtökohdat
Leanin lähtökohtien ja periaatteiden sisäistäminen on avain prosessin onnistumiseen: Ensimmäisenä lähtökohtana ovat pitkän aikavälin tavoitteet. Toisena tulevat oikeat tulokset oikeilla prosesseilla. Tavoitteena on aina sujuva ja turvallinen työ. Kolmas periaate koskee ihmisten kehittämistä, jossa johdon rooli on äärimmäisen tärkeä. Johdon pitää olla kartalla Leanista ja siitä strategiasta, kuinka kulttuuria jalkautetaan. Olennaisessa osassa on myös henkilöstön koulutus. Neljäs periaate on jatkuvan parantamisen kulttuuri, jossa työntekijät ja johto yhdessä kehittävät toimintaa.
Leania täytyy lähestyä sen filosofian kautta, sillä muuten prosessia on hyvin vaikea saada onnistumaan. Tuomaksen mukaan epäonnistumisen syynä yleensä on eteneminen työkalut kädessä ja filosofia taka-alalla, jolloin työkaluja on vaikea saada jalkautettua yritykseen.
Erilaiset Leaniin tähtäävät hankkeet epäonnistuvat usein, koska filosofiaa ei ole sisäistetty, eikä yrityksessä malteta luoda riittävän pitkää aikaväliä tulosten tarkkailemiseen. Esikuvana on käytetty Toyotan tehdasta, jonka mallia on kopioitu Eurooppaan ja Amerikkaan, mutta kulttuuri on unohdettu.
Mitä apua Leanista on yritykselle ja ihmiselle?
Lean-filosofian omaksuminen selkeyttää asioita. Jo se, että saadaan aikaan järjestelmällinen ja organisoitu ympäristö auttaa vähentämään hukkaa ja kiirettä. Tavoitteena on, että yrityksessä kaikki tietävät, mikä on strategia ja mitä tehdään. Tällöin työntekijät pystyvät vaikuttamaan omaan työhönsä ja kehittymään, mikä parantaa motivaatiota ja työhyvinvointia.
Millaisia työkaluja Leanissa käytetään?
5S on tärkeä lähtökohta. Työympäristön siistiminen vaikuttaa välittömästi siihen, ettei aikaa mene tarvikkeiden etsimiseen. ”Taulu on hyvä pyyhkiä ennen kuin siihen aletaan piirtää mitään uutta, eihän siitä muuten saa mitään selvää”, Tuomas havainnollistaa.
5S edellytys Leanin toteuttamiselle, ja samalla saadaan yrityksen työntekijät mukaan muutokseen. Muut työkalut riippuvat yrityksen ongelmista. Esimerkiksi prosessikuvauksia tehdään paljon. Prosessikuvauksessa pilkotaan palasiksi se, mitä yritys tekee, ja miltä se näyttää esimerkiksi asiakkaalle. Prosessikuvaus paljastaa tehokkaasti systeemin ongelmakohdat ja pullonkaulat.
Kahdeksan hukkaa
Potkua-hanke on kehittänyt muistisäännön kaikkein yleisimmille yrityksissä esiintyville hukille. Hukat muodostavat yhdessä sanan volvokyy.
VOLVOKYY
- virheet
- odotus
- liike
- varastot
- osaaminen
- kuljetus
- ylituotanto
- yliprosessointi
Hukista tyypillisin on liike. Liikkeeseen kuuluu kaikki etsiminen. On tehotonta, jos työpäivät alkavat etsimisellä: täytyy löytää materiaaleja, informaatiota, työkaluja ja muuta työn tekemiseen liittyvää.
Leanissa kyseenalaistetaan hukan olemassaolo: kysytään, miksi tämä hukka syntyy. Hukkien juurisyyt etsitään – ei kysymällä kuka teki – vaan tämä miksi tapahtui.
Mainostoimistossa yksi suurimmista hukista on yliprosessointi: suunnittelemme työn tarkkaan ennen asiakkaalle näyttämistä. Monet asiakkaat myös odottavat melko valmista, eivätkä pidä luonnoksen näköisestä. Toisaalta joskus asiakas voi olla tyytymätön vedokseen ja tuntea, ettei häntä ole kuunneltu tarpeeksi ennen työn tekemistä pitkälle valmiiksi. Kompromissin löytäminen uuden asiakkaan kanssa on aina haaste. Design Inspiksessä olemme pyrkineet sujuvoittamaan prosessia keräämällä tietoa monikanavaisesti ja käyttämällä hyödyksi visuaalisia alustoja.
Mikä on Leanissa haastavinta?
”Muutos on aina haastavin osuus”, Tuomas korostaa. Johdon täytyy muuttua, se on usein haastavinta, mutta tärkeintä. Suurin riski on palata vanhaan, kun tulos ei näy heti. ”Hankkeessa koulutamme aina johdon ensin, sillä yleensä yrityksissä tapahtuvat ne asiat, joista johto on kiinnostunut.”
Miksi kaikki yritykset eivät toimi Lean-filosofian mukaisesti, jos se on niin hyvä?
Lean on valtava kokonaisuus, joka ei toimi kaikkialla. Sen osa-alueita voidaan kuitenkin hyödyntää missä tahansa yrityksessä. Usein saatetaan ajatella, että Lean toimii vain massatuotannossa, mutta esimerkiksi julkiset palvelut ja sairaalat hyödyntävät Leanin tekniikoita.
Toinen ongelma on sama kuin uutenavuotena elämänmuutoslupauksen tehneellä: yritetään kerralla liikaa ja ajetaan kaikki muutokset läpi yhtä aikaa. Parempi olisi edetä yksi asia kerrallaan, sillä Lean ei ole projekti, vaan matka. Toyota on tehnyt sitä 70 vuotta ja matka jatkuu.
Virheitä tulee aina, mutta miten voimme varmistaa, ettei niitä tulisi?
”Virheitä saa tulla”, rohkaisee Tuomas. Virheet selvitetään miksi-kysymyksillä: miksi tämä virhe tapahtui? Tärkein kysymys on se, kuinka virheisiin suhtaudutaan ja kuinka niitä selvitetään.
Se ettei virheistä uskalleta kertoa, on ongelma. Virheitä ei pidä pelätä.
Miksi-kysymysten ketju johtaa juurisyyn löytämiseen ja sillä pyritään estämään virheen toistuminen. Virheiden selvittämisessä ei koskaan syytellä ihmisiä, vaan juurisyy löytyy aina prosessista.
Ihmiset toimivat niillä välineillä ja ympäristöissä, mitä heillä on käytössään, ja tämän ympäristön muokkaaminen paremmaksi on Leanin ensisijainen tavoite.
Tuomas Stoor on työskennellyt Oulun ammattikorkeakoulun Potkua-hankkeessa, jonka tavoitteena on pk-yritysten tuottavuuden ja tuloksellisuuden sekä työelämän laadun parantaminen. Osoitteessa oamk.fi/potkua voit tutustua hankkeeseen tarkemmin.
