Hankeviestinnän suunnittelu ja toteutus vaikuttavat koko hankkeen näkyvyyteen ja tuloksellisuuteen. Aloittavalle hankkeelle neuvoja antavat kokeneet hankekonkarit Terhi Kuusisto ja Kaisa Orajärvi. Design Inspis on toteuttanut Oulun ammattikorkeakoulun hankkeiden viestintää jo vuodesta 2015 alkaen. Tänä vuonna edessä on uusi kilpailutus.
Terhi Kuusisto työskentelee Oulun yliopistolla tutkimus- ja projektipalveluissa tutkimusrahoituksen asiantuntijana. Kaisa Orajärvi luotsaa tällä hetkellä Sinä osaat – tytöt ja teknologia -hanketta, jonka tarkoitus on tuoda tekniikan aloja tutummiksi nuorille ja rohkaista niille myös muita kuin miehiä ja poikia.
Tutkimus- ja projektipalvelut tuottavat tutkimusrahoitukseen liittyvää tukipalvelua Oulun yliopistolle ja ammattikorkeakoululle. Tarjottava tuki liittyy projektien rahoituksen valmisteluvaiheeseen ja käynnistykseen. Terhi on toiminut aikaisemmin projektipäällikkönä ja työskennellyt hankkeiden parissa lukuisissa rooleissa, kuten rahoittajana, tarkastajana, toteuttajana, asiantuntijana ja arvioitsijana. Kaisa toimii projektipäällikkönä ja myös hänellä on aiempaa kokemusta hankeviestinnästä.
Hankeviestinnän suunnittelu on kaiken a ja o
Kun hanke alkaa, sen viestintä suunnitellaan heti: ”täytyy päättää, missä me näymme, luoda verkkosivut, suunnitella visuaalinen ilme ja kiteyttää sanoma, eli päättää miten hankkeen ydin kerrotaan ulospäin”, Kaisa tiivistää.
”Viestintään pitää varata rahaa ja aikaa, suunnittelu on tärkeää. Helpoimmalla pääsee, kun käyttää rahoittajan pohjia, mutta sekä rahoittaja että organisaatio haluavat näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.”
Projektipäällikön vastuulla on pitää huolta siitä, että rahoittajan vaatimukset täyttyvät. Usein myös viestintä jää projektipäällikön kontolle. Esimerkiksi Sinä osaat -hankkeessa oli aiemmin viestinnän assistentti, mutta nykyään se on Kaisan vastuulla. Sinä osaat -hankkeessa onkin hyödynnetty Inspiksen osaamista niin materiaalien ja viestien suunnittelussa kuin mainoskampanjan toteutuksessa.
Projektipäälliköiden ei voida olettaa olevan viestinnän ammattilaisia, mutta toisille viestinnän asiat ovat tutumpia kuin toisille, samoin kiinnostus viestintää kohtaan vaihtelee. Mainostoimistokumppani auttaa erityisesti niitä hankkeita, joissa toimijoiden vahvuudet ovat muualla.
”Viestintä on jokapäiväistä toimintaa – varsinkin somessa. Osaamistaidot täytyy ottaa huomioon, samoin se, mikä kanava on hankkeelle oleellinen ja millaisia postauksia kannattaa tehdä. Viestinnän ammattilaisella on käsitys siitä, miten kohderyhmä tavoitetaan.”
”Projektipäälliköiden on hyvä osata myöntää oma rajallisuutensa.” Kaisa jatkaa: ”kun tavoitellaan esimerkiksi nuoria, on tärkeä välttää mielikuvaa, että täti täällä yrittää somettaa”.
Terhi kiittää Inspiksen käytäntöä pitää huolellinen aloituspalaveri, jossa kartoitetaan hankkeen ydin ja tarpeet. ”Siellä viestinnän ammattilainen haarukoi sopivat somekanavat, muuten käyttö voi olla hyvin sattumanvaraista ja perustua siihen, mikä on projektipäällikölle tuttua”, Terhi lisää.
Viestintä on valitettavan usein alipanostettu osa-alue hanketyössä. Terhi on kuitenkin vakaasti sitä mieltä, että ammattilaisen osaamisen hyödyntäminen kannattaa, vaikka siitä koituukin ostopalvelukustannuksia. Viestinnän tarkka suunnittelu on tärkeää myös sen vuoksi, että silloin on helppo perustella viestintään budjetoitu osuus.
Mainostoimistokumppani on ajassa kiinni oleva viestinnän asiantuntija
Hanketoimijat ovat arvostaneet mainostoimistokumppanissa sitä, että viestinnän ammattilaisena mainostoimisto on ajassa kiinni, ja sen asiantuntemus esimerkiksi someosaamisessa on tärkeää.
”Mainostoimiston ammattilaisten avulla saadaan raikkaat ilmeet kaikenlaisille materiaaleille”, Terhi lisää.
Mainostoimisto tarjoaa ammattilaisen rehellisen ja suoran näkökulman viestintään. Hanketoimijoiden ja mainostoimiston välinen luottamus ja hyvä yhteistyö rakennetaan hyvällä keskusteluyhteydellä ja molemminpuolisella kunnioituksella toisen osaamista kohtaan.
”Mainostoimistolle tärkeää on kuunnella ja kaivaa esiin se hankkeen ydin hanketoimijoilta, jotka voivat itse olla hyvin sisällä omassa aiheessaan, eivätkä välttämättä hoksaa, kuinka aihetta pitäisi ulkopuolisille avata. Mainostoimiston kanssa onkin hyvä pystyä keskustelemaan matalalla kynnyksellä: viestinnän sisältö tulee aina hankeorganisaatiolta, oletusten tekeminen voi johtaa harhaan, eikä ajatusten luku vielä toimi,” Kaisa muistuttaa.
Hankeviestintä on kehittynyt someaikakaudella nopeasti: laajojen yleisöjen tavoittaminen on helpompaa kuin koskaan, mutta vaatii erikoistuneempaa osaamista. Esimerkiksi somemarkkinointi muuttuu koko ajan. Muuttuvissa ympäristöissä vaaditaan luovia ratkaisuja, mutta esimerkiksi somen osalta viestintäohjeet jäävät nopeasti ajasta jälkeen.
Terhi huomauttaa, että somekanavat saattavat jäädä hyödyntämättä, jos niiden käytöstä tehdään liian vaikeaa, eikä ohjeissa huomioida alustan ominaisuuksia.
Viestinnässä kannattaa olla tarkkana rahoittajan vaatimusten suhteen. Hanketoimintaan perehtynyt mainostoimisto tuntee rahoittajan säädökset esimerkiksi logojen näkyvyydestä.
Terhi neuvoo hanketoimijoita: ”Perehtykää rahoituspäätökseen. Jos on epävarma olo, auttavia asiantuntijoita on olemassa, esimerkiksi täällä tutkimus- ja projektipalveluissa, mutta myös sopimusmainostoimisto tuntee kiemurat ja osaa auttaa”.
Rahoittaja kiinnittää huomiota myös viestinnän sisältöihin ja niiden vaikuttavuuteen. Kuvallisen ja painetun viestinnän sisällöt onkin syytä miettiä myös tasa-arvon ja kestävän kehityksen näkökulmasta. Esimerkiksi kuvituksissa intersektionaalisuuden huomioiminen lisää vaikuttavuutta.
Valmiiksi kilpailutetun mainostoimiston etuna on sujuva prosessi
Tutun mainostoimistokumppanin käyttämisessä voi luottaa siihen, että organisaation hankkeiden ilme säilyy yhtenäisenä. Luottamussuhde on rakennettu ja laatuun voi luottaa. Myös prosessit ovat sujuvat ja etenevät tutulla tavalla.
Terhi listaa mainostoimistokumppanin etuja: ”Sopimustoimisto on siitä hyvä, että se tuntee tarpeet ja rahoittajan vaatimukset. Uuden kanssa on aloitettava alusta, eikä voi luottaa siihen, että löytyy riittävästi tietoa. Mainostoimistokumppani helpottaa myös yhteishankkeissa: valmisteluvaiheessa päätetään se, kenen budjettiin viestintä laitetaan, jos jollain on hyvä toimija taustalla, on järkevää suunnata viestintä sinne.”
Kaisa toivoisi hankehenkilöstölle koulutusta viestinnästä ja palveluiden käytöstä:
”Mainostoimistoa ei välttämättä osata hyödyntää oikein, eikä hahmoteta, millaista palvelua on mahdollista saada ja millä aikataululla. Ja sekin täytyy muistaa, että mainostoimistolla on sopimus organisaation kanssa, ja organisaation säännöt velvoittavat heitäkin. Jo hanketta suunniteltaessa olisi myös hyvä tietää, mitä viestinnän toimenpiteet maksavat ja kuinka paljon viestintään kannattaa hankkeessa resurssoida.”
”Hankkeissa pitää kaikki ostopalvelu kilpailuttaa ja tarjouspyyntöjen laatiminen voi olla hankalaa, jos ei oikein tiedä, mitä haluaa. Näin on monesti viestinnällisissä asioissa. Tuttu mainostoimisto, joka on valmiiksi kilpailutettu auttaa tässä asiassa paljon ja nopeuttaa prosessia”, Kaisa huomauttaa.
Kaisa toivoo panostusta myös organisaation puolelle, jotta siellä olisi selvät ja yhtenäiset ohjeistukset hankeviestintään, joihin yksiköt sitoutuvat. On myös tärkeää, että organisaatiossa ymmärretään viestinnän tärkeys ja hankkeita suunniteltaessa siihen osattaisiin varautua.
”Hankepuolella aina ei myöskään hoksata sitä, että sopimusmainostoimisto on myös yritys, ei organisaation osa.”
Hankkeet kertovat organisaation erikoistumisesta ja kehittämistoiminnasta
Hankkeet tuovat organisaation kehittämistoiminnalle tärkeää näkyvyyttä – ne kertovat siitä, missä organisaatio on kärjessä ja mihin se panostaa. EU-rahoituksen ja kansainvälisten kumppaneiden houkuttelussa tunnettuus ja näkyvyys ovat tärkeitä. Ammattimainen viestintä vahvistaa hankkeen näkyvyyttä ja vaikuttavuutta.
Hankeviestinnässä myös kumppaneiden huomiointi on olennaista.
”On tärkeää miettiä, miten kumppanuus näkyy hankkeen viestinnässä. Jos esimerkiksi Powerpoint-pohjat ovat organisaation näköiset, miten ne taipuvat kumppaneiden käyttöön? On tärkeää ottaa huomioon hankekumppanit viestinnän sisällössä sekä muistaa, että kaikkien logot näkyvät eri materiaaleissa.”, Kaisa muistuttaa.
Hankekieli on usein ympäripyöreää hakemussyistä. Hankkeen alussa on ensiarvoisen tärkeää miettiä, mitä ollaan tekemässä ja kuinka siitä viestitään tavalliselle ihmiselle, joka on hankkeen kohderyhmää. Tässä viestinnän ammattilaiset osaavat auttaa.
”Jos halutaan näkyvyyttä, se viesti täytyy pureskella hankejargonista ymmärrettävälle kielelle”, Kaisa kiteyttää.
Etsitkö apua hankkeesi viestintään? Design Inspis on kokenut hankeviestinnän kumppanimainostoimisto: ota yhteyttä!
Tutustu aiheeseen myös tässä blogitekstissä: Hankeviestinnän haasteita – laajan verkostohankkeen viestintä ja 3 vinkkiä aloittaville hankkeille
