Hankeviestintä tukee hankkeen johtamista ja vaikuttaa koko hankkeen onnistumiseen. Viestinnän avulla hankkeen toimenpiteet saavuttavat halutun yleisön ja hankkeen tulokset tehdään näkyviksi. Sen avulla saadaan myös uusia toimijoita ja yhteistyökumppaneita mukaan hankkeeseen. Lue vinkit onnistuneeseen hankeviestintään!
Hankkeissa kehitetään monesti mahtavia juttuja, mutta jos viestintä epäonnistuu, ei kukaan löydä hankkeen toimenpiteiden pariin eivätkä hankkeen tulokset saavuta haluttua yleisöä. Näiden vinkkien avulla onnistut hankeviestinnässä.
1. Tutustu rahoittajan viestintäohjeisiin huolellisesti ja noudata niitä
Hankkeiden rahoittajat edellyttävät, että hankkeesta viestitään. Rahoittajan viestintäohjeiden noudattaminen on usein edellytys rahoituksen saamiselle. Viestintäohjeissa määritellään muun muassa rahoittajan logon sijoittelua ja muita viestintävelvollisuuksia, esimerkiksi hankejulisteen tai tiedotuskyltin käyttöä. Viestintäohjeissa on myös ohjeita ja neuvoja hankkeen viestintää varten. Epäselvissä tilanteissa on hyvä varmistaa suoraan rahoittajalta, mitkä ovat ajantasaiset linjaukset.
Tutustu etukäteen myös oman organisaatiosi hankeviestinnän ohjeistuksiin ja linjauksiin. Monesti organisaatioissa on voitu linjata esimerkiksi hankkeiden viestintämateriaalien visuaalisesta ilmeestä, logoista ja mediatiedottamisesta.
2. Hyvin toteutettu hankeviestintäsuunnitelma ohjaa viestintää
Hankeviestintäsuunnitelma luo pohjan ja ohjaa hankkeessa toteuttavaa viestintää. Se kertoo, mitä pitää tehdä viestinnän tavoitteiden saavuttamiseksi, tarkentaa kohdeyleisöt ja pääviestit sekä määrittelee kanavat, joilla kohderyhmät tavoitetaan. Viestintäsuunnitelma auttaa myös aikatauluttamaan, resursoimaan ja budjetoimaan viestintää.
Hankeviestintäsuunnitelmaan kirjatuilla mittareilla voidaan tutkia ja analysoida viestinnän tehokkuutta. Tuovatko toteutetut toimenpiteet toivottuja tuloksia ja toteutuvatko hankkeen viestinnän tavoitteet? Tuloksien perusteella viestintätoimenpiteitä voidaan tarvittaessa muokata tai tehostaa.
Toteuta hankeviestintäsuunnitelma aina hankkeen alussa ja päivitä sitä tarpeen mukaan hankkeen edetessä.
3. Käytä samaa visuaalista ilmettä kaikissa viestintäkanavissa
Hanke voi erottautua ja luoda tunnistettavuutta yhdenmukaisella visuaalisella ilmeellä. Kun sama hankeilme toistuu eri viestintäkanavissa, kohdeyleisöt, sidosryhmät ja yhteistyökumppanit tunnistavat hankkeen. Laadukas ilme vahvistaa myös mielikuvaa luotettavasta toimijasta ja vetoaa kohdeyleisöön.
Yksilöllisellä visuaalisella ilmeellä hanke erottuu muista hankkeista. Hankerahoittajat, esimerkiksi (rakennerahastot) tarjoavat myös omia pohjia hankkeen viestintään. Jos kaikki käyttäisivät rahoittajan saman näköisiä materiaaleja, sekoittuisivat erilaiset hankkeet helposti keskenään, ja niiden olisi vaikea erottautua toisistaan.
Yhdenmukainen ilme on myös kustannustehokas, sillä ilmettä ei tarvitse luoda joka kerta uudelleen. Visuaalisen ilmeen yhteydessä hankkeelle voidaan luoda päivitettäviä pohjia, joita hankkeen viestinnästä vastaavat voivat käyttää viestinnässä.
Jos omaa osaamista visuaalisen ilmeen suunnitteluun ei ole, kannattaa se antaa asiantuntevan graafisen suunnittelijan tai hankeviestintään perehtyneen mainostoimiston hoidettavaksi.
4. Hyödynnä sosiaalisen median tarjoamat mahdollisuudet
Sosiaalinen media eli some on tehokas keino saada näkyvyyttä hankkeelle ja tuoda esille hankkeen toimenpiteitä ja tuloksia. Visuaalisuus ja monipuoliset päivitysformaatit houkuttelevat luovaan ja kiinnostavaan sisällöntuotantoon. Some tarjoaa hankkeille myös mahdollisuuden osallistua keskusteluun muiden käyttäjien kanssa ja kerätä dataa ja asiakasymmärrystä.
Hankkeen kohderyhmille ja sidosryhmille kannattaa alkaa viestiä esimerkiksi sosiaalisessa mediassa jo hankkeen alkuvaiheessa, vaikka tuntuisi ettei mitään viestittävää ole, kun mitään ei ole vielä edes tehty. Viestintä kuitenkin kannattaa: hankkeen loppuvaiheessa, kun pitäisi kertoa tehdyistä tuloksista, kohdeyleisöä voi olla vaikea tavoittaa.
Mistä hankkeen alkuvaiheessa sitten voi kertoa? Alussa voidaan esimerkiksi esitellä hanketoimijat ja heidän roolinsa hankkeessa, ja kertoa hankkeen tavoitteista ja tulevista toimenpiteistä. Seuraajilta voidaan kysellä kokemuksia, tai vaikka lisätä yleisön tietoisuutta hankkeessa tutkittavasta tai kehitettävästä asiasta. Ja jos joku tavoitteista epäonnistuu tai ei toimikaan odotetusti, siitäkin voi kertoa avoimesti. Tällöin toiminta on läpinäkyvää ja siihen on helppo tulla mukaan. Kynnys ottaa yhteyttä hankkeen ihmisiin madaltuu.
Sosiaalinen media vaatii kuitenkin jatkuvaa ja säännönmukaista päivittämistä. Varaa siihen siis työaikaa ja resursseja.
Lue myös: Tehokasta hankeviestintää somessa – 4+1 vinkkiä hankkeiden someviestintään
5. Osallista hanketiimi ja sidosryhmiä viestintään
Kokemuksemme mukaan parhaita tuloksia saadaan silloin, kun koko hanketiimi osallistuu viestintään. Voit esimerkiksi tuottaa materiaalia, jota tiimin jäsenet voivat jakaa sosiaalisessa mediassa tai sähköpostitse. Tai ota hanketiimin mukaan vaikkapa somepäivitysten ideointiin ja toteuttamiseen.
Sidosryhmät ja yhteistyökumppanit ovat tärkeitä kumppaneita hankkeen levittämiseen. Pidä myös heidät ajan tasalla siitä, mitä hankkeessa tapahtuu. Voisitko jakaa tietoa hankkeesta esimerkiksi hankkeelle oleellisten järjestöjen, yhdistysten tai viranomaistahojen kautta?
Myös omien ”emo-organisaatioiden” viestintää kannattaa hyödyntää. Usein organisaatioissa on oma viestintäyksikkö, jossa on vahvaa viestintäosaamista. Viestintäyksiköstä voikin saada apua siihen, miten ja missä kannattaa viestiä. Organisaatioiden viestintäkanavilla taas on usein kattavampi seuraajakunta kuin hankkeilla, ja nämä kannattaakin hyödyntää hankkeen toimenpiteiden ja tulosten levittämisessä.
6. Budjetoi viestintään tarpeeksi rahaa
Tuloksekkaan viestinnän tekeminen ei ole ilmaista. Yleensä hankkeessa tarvitaan esimerkiksi logo, esitteitä, käyntikortteja ja roll up. Jos hankkeessa toteutetaan julkaisu, tulee sen taittoon ja mahdolliseen painattamiseen varata budjetista rahaa. Toteutetaanko hankkeessa videoita tai podcasteja? Varaa myös niihin rahaa.
Pelkkä logo tai roll up ei välttämättä riitä hankkeen näkyvyyden lisäämiseen, ja voi olla, että hankkeessa tarvitaan mainontaa, jotta kohderyhmät saadaan tietoiseksi hankkeesta. Budjetissa pitääkin muistaa huomioida mediamaksut ja muut mainontaan menevät kulut.
7. Pohdi hyvissä ajoin, miten viestitään, kun hanke loppuu
Hankkeiden erityispiirteenä on se, että niillä on alku ja loppu. Onkin hyvä pohtia hyvissä ajoin ennen hankkeen päättymistä, miten viestitään, kun hanke loppuu. Mitä tapahtuu esimerkiksi verkkosivuille ja sosiaalisen median tileille?
Hankkeen loppuvaiheessa tulokset kootaan raportin, julkaisun tai vaikkapa käsikirjan muotoon ja tämänkin toteutukseen kannattaa varata aikaa ja rahaa.
Etsitkö osaavaa kumppania hankkeen viestintään? Meillä on kokemusta ja näkemystä hankemaailmasta. Ota yhteyttä, niin suunnitellaan hankkeesi viestinnästä tehokas kokonaisuus!
